01 Responsable y Encargado del tratamiento
La administración de cada condominio que contrata
CONQI actúa como Responsable del tratamiento de los
datos personales de sus residentes, visitantes y personal.
Empaques y Logística VPO S.A. de C.V. (en adelante,
«CONQI»), con domicilio en Atizapán de Zaragoza, Estado de México,
actúa como Encargado: provee la tecnología y
resguarda digitalmente la información por cuenta y bajo las
instrucciones de cada administración. CONQI no utiliza los datos
para fines propios distintos a la prestación del servicio.
02 Datos personales que se tratan
- Residentes: nombre completo, unidad y torre o
sección, calidad de la posesión (propietario o inquilino) y, de
forma opcional, número telefónico, que es a la vez su número de
WhatsApp. También pueden asociarse tarjetas de acceso (NFC) y
pases digitales de acceso (Apple Wallet y Google Wallet).
- Visitantes y proveedores: nombre, códigos de
acceso (QR), fotografía de identificación oficial, placas y datos
del vehículo, fotografías de evidencia y registros de entrada y
salida con fecha, hora y punto de acceso.
- Paquetería: fotografías del paquete al recibirlo
y al entregarlo, junto con la unidad de destino.
- Personal administrativo y de vigilancia: nombre,
correo electrónico y, en su caso, teléfono, para la gestión de
cuentas y permisos.
- Comunicaciones: las llamadas entre portería y
residentes se realizan a través del conmutador privado de la
plataforma y quedan grabadas (ver sección 05). Los mensajes de
WhatsApp enviados por residentes al número de CONQI se conservan
temporalmente para su atención.
El número telefónico de los residentes se trata como información
privada: nunca se muestra al personal de vigilancia;
las llamadas y notificaciones se realizan desde la plataforma sin
exponerlo.
03 Datos biométricos (datos sensibles)
Cuando el condominio cuenta con terminales de acceso facial, los
patrones y fotografías faciales se tratan como
datos personales sensibles, con estas garantías:
- Consentimiento expreso: el registro facial es
voluntario y requiere el consentimiento expreso del residente,
que queda documentado antes de capturar la fotografía. Un
residente puede usar la plataforma sin registrar su rostro.
- Sellado en el equipo local: los patrones
faciales se sellan criptográficamente para que solo el equipo
local instalado en el condominio pueda descifrarlos. La
fotografía de enrolamiento se conserva cifrada y con acceso
restringido; en la modalidad de privacidad, una vez completada
la transición al almacenamiento local del condominio, la nube
deja de conservar una copia legible. Si la administración activa
el respaldo opcional, la nube almacena únicamente copias
cifradas.
- Consulta administrativa auditada: el personal
con permisos de administración del condominio puede solicitar la
fotografía registrada cuando necesita verificar el registro o la
identidad del residente. La imagen se muestra una sola vez y no se
conserva copia de esa consulta; cada solicitud queda registrada en
la bitácora de auditoría, con la identidad de quien la realizó y
la fecha. El personal de vigilancia no cuenta con este permiso.
- Revocación y eliminación: el residente puede
revocar su consentimiento en cualquier momento a través de la
administración. Al revocarlo, o al darse de baja, sus datos
biométricos se eliminan de los equipos y de cualquier respaldo
cifrado.
04 Finalidades del tratamiento
Finalidades primarias (necesarias para el servicio):
-
Gestión y control de acceso peatonal y vehicular mediante códigos
QR, tarjetas NFC, reconocimiento facial opcional y lectura de
placas.
-
Administración y verificación de los registros de acceso por parte
del condominio, incluida la consulta puntual y auditada de la
fotografía de un registro facial.
-
Comunicación privada entre el personal de vigilancia y los
residentes mediante conmutador nativo, sin exposición de números
telefónicos.
-
Generación de bitácoras digitales de entradas, salidas y
paquetería para la auditoría del condominio.
-
Envío de notificaciones operativas por WhatsApp y notificaciones
push (visitas, paquetes, códigos y avisos de la administración).
-
Extracción automatizada del texto de identificaciones y placas
para agilizar el registro en portería.
Finalidades secundarias: CONQI no utiliza los datos
para fines mercadotécnicos, prospección comercial ni elaboración de
perfiles para terceros, y no vende ni renta datos personales. Para
mejorar el servicio y diagnosticar fallas se recaba analítica de
uso: de las cuentas del personal que opera la plataforma
(identificador, correo, rol y condominio) y del uso de los flujos
de WhatsApp, mediante un identificador temporal de cada sesión del
flujo y el identificador del condominio; no se envían
identificadores de residente, unidad ni torre. En ningún caso se
envía el número telefónico.
05 Grabación de llamadas
Las llamadas realizadas a través del conmutador de la plataforma
(entre portería y residentes) se graban con fines
exclusivos de auditoría y evidencia de seguridad para el condominio.
Las grabaciones se almacenan cifradas, su consulta está restringida a
usuarios autorizados, cada acceso queda registrado y se eliminan
conforme a los plazos de la sección 07.
06 Transferencias y subencargados
La información se resguarda en centros de datos ubicados en Estados
Unidos, operados por proveedores con altos estándares de seguridad.
Para prestar el servicio, CONQI se apoya en los siguientes
subencargados:
- Amazon Web Services (AWS): Infraestructura de cómputo y almacenamiento cifrado (región us-east-1, EE. UU.), incluida la extracción automatizada de texto de identificaciones y placas.
- Meta (WhatsApp Business): Envío y recepción de mensajes de WhatsApp: notificaciones de visitas, paquetería y códigos de acceso.
- Telnyx: Enrutamiento telefónico del conmutador privado entre portería y residentes.
- Google: Inicio de sesión del personal administrativo, notificaciones push en Android y pases de acceso en Google Wallet.
- Apple: Notificaciones push en iOS y pases de acceso en Apple Wallet.
- PostHog: Analítica de producto: del uso de las cuentas del personal (identificador, correo, rol y condominio) y del uso de los flujos de WhatsApp, mediante un identificador temporal de cada sesión del flujo y el identificador del condominio. No se envían identificadores de residente, unidad ni torre, nunca se envía el número telefónico y no se capturan interacciones de forma automática.
- LogRocket: Diagnóstico técnico de la aplicación de portería con campos y documentos enmascarados.
- Slack: Alertas operativas al equipo de CONQI, incluido el aviso de nuevos comentarios enviados por residentes (categoría, nombre, condominio y comentario), que no incluye el número telefónico. Otras alertas técnicas, como la falla de entrega de un mensaje de WhatsApp, sí pueden incluir el número del destinatario.
Fuera de estos subencargados, no se realizan transferencias de datos
personales a terceros, salvo requerimiento fundado de autoridad
competente.
07 Plazos de conservación
La plataforma aplica una política de retención limitada, que la
administración de cada condominio puede ajustar dentro de los
límites del sistema:
- Bitácoras de acceso, grabaciones, fotografías y
paquetería: por defecto, 60 días disponibles para
consulta inmediata y 180 días adicionales en archivo frío
cifrado; al vencer el plazo se eliminan de forma definitiva y
automática.
- Mensajes de WhatsApp recibidos: se conservan
7 días para su atención y después se eliminan.
- Datos biométricos: se conservan mientras el
consentimiento esté vigente y se eliminan al revocarlo o al darse
de baja el residente.
- Registros de auditoría administrativa: se
conservan hasta 2 años como evidencia de las acciones realizadas
en la plataforma.
08 Derechos ARCO y revocación del consentimiento
Tienes derecho a Acceder a tus datos personales,
Rectificarlos, Cancelarlos u
Oponerte a su tratamiento, así como a revocar el
consentimiento que hayas otorgado.
Como la administración de tu condominio es la Responsable del
tratamiento, la vía más directa es presentar tu solicitud ante ella;
la plataforma le permite atenderla de inmediato (incluida la
eliminación de datos). También puedes contactar a CONQI para
cualquier duda o para canalizar formalmente tu solicitud:
09 Medidas de seguridad
-
Cifrado de la información en tránsito (TLS) y en reposo, con
llaves administradas y auditadas.
-
Control de acceso por roles y permisos: cada usuario ve
únicamente la información que su función requiere.
-
Registro de auditoría de las acciones sensibles realizadas en la
plataforma.
-
Patrones faciales sellados criptográficamente para el equipo
local del condominio; la fotografía de enrolamiento se cifra y su
acceso queda restringido.
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