01 Responsable y Encargado del tratamiento
La administración de cada condominio que contrata
CONQI actúa como Responsable del tratamiento de los
datos personales de sus residentes, visitantes y personal.
Empaques y Logística VPO S.A. de C.V. (en adelante,
«CONQI»), con domicilio en Atizapán de Zaragoza, Estado de México,
actúa como Encargado: provee la tecnología y
resguarda digitalmente la información por cuenta y bajo las
instrucciones de cada administración. CONQI no utiliza los datos
para fines propios distintos a la prestación del servicio.
02 Datos personales que se tratan
- Residentes: nombre completo, unidad y torre o
sección, calidad de la posesión (propietario o inquilino) y, de
forma opcional, número telefónico, que es a la vez su número de
WhatsApp. También pueden asociarse tarjetas de acceso (NFC) y
pases digitales de acceso (Apple Wallet y Google Wallet).
- Visitantes y proveedores: nombre, códigos de
acceso (QR), fotografía de identificación oficial, placas y datos
del vehículo, fotografías de evidencia y registros de entrada y
salida con fecha, hora y punto de acceso.
- Paquetería: fotografías del paquete al recibirlo
y al entregarlo, junto con la unidad de destino.
- Personal administrativo y de vigilancia: nombre,
correo electrónico y, en su caso, teléfono, para la gestión de
cuentas y permisos.
- Comunicaciones: mensajes y fotografías del chat
entre residentes y portería, comentarios enviados a soporte y
metadatos de llamadas, como fecha, duración y resultado. El audio
se transmite durante la conversación y puede grabarse según la
modalidad de llamada (ver sección 05). También se reciben mensajes
de WhatsApp dirigidos al número de CONQI.
- Apps móviles CONQI y CONQI Portería: identificador
de cuenta y dispositivo, versión de la app, plataforma, tokens
para entregar notificaciones y llamadas, y preferencias de
comunicación. Para diagnosticar fallas se reciben reportes de
error, trazas técnicas, versión del sistema e identificadores de
instalación de Firebase. El acceso a cámara, micrófono y
notificaciones depende de los permisos del sistema. Las fotos se
capturan o seleccionan al utilizar la función correspondiente.
- Cobranza, cuando está habilitada: cargos, saldos,
pagos, comprobantes y datos fiscales proporcionados para emitir
facturas. Los datos se utilizan para la administración del
condominio y se procesan con el proveedor de pago o facturación
correspondiente al servicio contratado.
El número telefónico de los residentes se trata como información
privada: nunca se muestra al personal de vigilancia;
las llamadas y notificaciones se realizan desde la plataforma sin
exponerlo.
03 Datos biométricos (datos sensibles)
Cuando el condominio cuenta con terminales de acceso facial, los
patrones y fotografías faciales se tratan como
datos personales sensibles, con estas garantías:
- Consentimiento expreso: el registro facial es
voluntario y requiere el consentimiento expreso del residente,
que queda documentado antes de capturar la fotografía. Un
residente puede usar la plataforma sin registrar su rostro.
- Sellado en el equipo local: los patrones
faciales se sellan criptográficamente para que solo el equipo
local instalado en el condominio pueda descifrarlos. La
fotografía de enrolamiento se conserva cifrada y con acceso
restringido; en la modalidad de privacidad, una vez completada
la transición al almacenamiento local del condominio, la nube
deja de conservar una copia legible. Si la administración activa
el respaldo opcional, la nube almacena únicamente copias
cifradas.
- Consulta administrativa auditada: el personal
con permisos de administración del condominio puede solicitar la
fotografía registrada cuando necesita verificar el registro o la
identidad del residente. La imagen se muestra una sola vez y no se
conserva copia de esa consulta; cada solicitud queda registrada en
la bitácora de auditoría, con la identidad de quien la realizó y
la fecha. El personal de vigilancia no cuenta con este permiso.
- Revocación y eliminación: el residente puede
revocar su consentimiento en cualquier momento a través de la
administración. Al revocarlo, o al darse de baja, sus datos
biométricos se eliminan de los equipos y de cualquier respaldo
cifrado.
04 Finalidades del tratamiento
Finalidades primarias (necesarias para el servicio):
-
Gestión y control de acceso peatonal y vehicular mediante códigos
QR, tarjetas NFC, reconocimiento facial opcional y lectura de
placas.
-
Administración y verificación de los registros de acceso por parte
del condominio, incluida la consulta puntual y auditada de la
fotografía de un registro facial.
-
Comunicación privada entre el personal de vigilancia y los
residentes mediante conmutador nativo, sin exposición de números
telefónicos.
-
Generación de bitácoras digitales de entradas, salidas y
paquetería para la auditoría del condominio.
-
Envío de notificaciones operativas por WhatsApp y notificaciones
push (visitas, paquetes, códigos y avisos de la administración).
-
Extracción automatizada del texto de identificaciones y placas
para agilizar el registro en portería.
Finalidades secundarias: CONQI no utiliza los datos
para fines mercadotécnicos, prospección comercial ni elaboración de
perfiles para terceros, y no vende ni renta datos personales. Para
mejorar el servicio y diagnosticar fallas se recaba analítica de
uso: de las cuentas del personal que opera la plataforma
(identificador, correo, rol y condominio) y del uso de los flujos
de WhatsApp, mediante un identificador temporal de cada sesión del
flujo y el identificador del condominio; no se envían
identificadores de residente, unidad ni torre. En ningún caso se
envía el número telefónico.
05 Grabación de llamadas
Las llamadas realizadas a través del conmutador de la plataforma
(entre portería y residentes) se graban con fines
exclusivos de auditoría y evidencia de seguridad para el condominio.
Las grabaciones se almacenan cifradas, su consulta está restringida a
usuarios autorizados, cada acceso queda registrado y se eliminan
conforme a los plazos de la sección 07.
Las llamadas de audio por internet iniciadas desde CONQI Portería
utilizan una modalidad distinta: el cliente nativo actual no graba
las conversaciones WebRTC o WhatsApp que inicia. Una llamada
iniciada desde la aplicación web o enrutada por el conmutador puede
generar una grabación. El uso del micrófono para conversar no
significa que todas las modalidades se graben.
06 Transferencias y subencargados
La información se resguarda en centros de datos ubicados en Estados
Unidos, operados por proveedores con altos estándares de seguridad.
Para prestar el servicio, CONQI se apoya en los siguientes
subencargados:
- Amazon Web Services (AWS): Infraestructura de cómputo y almacenamiento cifrado (región us-east-1, EE. UU.), incluida la extracción automatizada de texto de identificaciones y placas.
- Meta (WhatsApp Business): Envío y recepción de mensajes de WhatsApp: notificaciones de visitas, paquetería y códigos de acceso.
- Telnyx: Enrutamiento telefónico del conmutador privado entre portería y residentes.
- Google: Inicio de sesión del personal administrativo, notificaciones push mediante Firebase Cloud Messaging, diagnóstico de fallas de las apps móviles mediante Firebase Crashlytics y pases de acceso en Google Wallet.
- Apple: Notificaciones push en iOS y pases de acceso en Apple Wallet.
- PostHog: Analítica de producto: del uso de las cuentas del personal (identificador, correo, rol y condominio) y del uso de los flujos de WhatsApp, mediante un identificador temporal de cada sesión del flujo y el identificador del condominio. No se envían identificadores de residente, unidad ni torre, nunca se envía el número telefónico y no se capturan interacciones de forma automática.
- LogRocket: Diagnóstico técnico de la aplicación web de portería con campos y documentos enmascarados. Las apps nativas utilizan Firebase Crashlytics.
- Slack: Alertas operativas al equipo de CONQI, incluido el aviso de nuevos comentarios enviados por residentes (categoría, nombre, condominio y comentario), que no incluye el número telefónico. Otras alertas técnicas, como la falla de entrega de un mensaje de WhatsApp, sí pueden incluir el número del destinatario.
Fuera de estos subencargados, no se realizan transferencias de datos
personales a terceros, salvo requerimiento fundado de autoridad
competente.
07 Plazos de conservación
La plataforma aplica una política de retención limitada, que la
administración de cada condominio puede ajustar dentro de los
límites del sistema:
- Bitácoras de acceso, grabaciones, fotografías y
paquetería: por defecto, 60 días disponibles para
consulta inmediata y 180 días adicionales en archivo frío
cifrado; al vencer el plazo se eliminan de forma definitiva y
automática.
- Mensajes de WhatsApp recibidos: se conservan
7 días para su atención y después se eliminan.
- Chat entre residentes y portería: los mensajes y
fotografías se conservan hasta su vencimiento a los 180 días;
la eliminación se procesa automáticamente. Los mensajes de
WhatsApp incorporados a este chat siguen este mismo plazo.
- Diagnóstico de las apps móviles: Firebase
Crashlytics conserva reportes de fallas e identificadores
asociados durante 90 días antes de iniciar su eliminación de
los sistemas activos y respaldos.
- Datos biométricos: se conservan mientras el
consentimiento esté vigente y se eliminan al revocarlo o al darse
de baja el residente.
- Registros de auditoría administrativa: se
conservan hasta 2 años como evidencia de las acciones realizadas
en la plataforma.
08 Derechos ARCO y revocación del consentimiento
Tienes derecho a Acceder a tus datos personales,
Rectificarlos, Cancelarlos u
Oponerte a su tratamiento, así como a revocar el
consentimiento que hayas otorgado.
Como la administración de tu condominio es la Responsable del
tratamiento, la vía más directa es presentar tu solicitud ante ella;
la plataforma le permite atenderla de inmediato (incluida la
eliminación de datos). También puedes contactar a CONQI para
cualquier duda o para canalizar formalmente tu solicitud:
Para las cuentas de las apps CONQI y CONQI Portería puedes
solicitar la eliminación de tu cuenta y
sus datos asociados sin reinstalar la aplicación. La solicitud
de la cuenta se distingue de los registros que administra tu
condominio; te explicaremos cualquier conservación aplicable.
En CONQI para residentes puedes iniciar la eliminación desde
Ajustes → Eliminar mi cuenta. El acceso se bloquea
al confirmar y el borrado suele completarse en unos 20 minutos.
Eliminamos la identidad de la app, dispositivos, preferencias,
avisos, los mensajes y fotos que enviaste al chat de portería y
tus comentarios a soporte. Los mensajes de la caseta y las
comunicaciones que el condominio reciba después por otros canales
se rigen por sus propios plazos de conservación.
La confirmación sin nombre ni teléfono puede consultarse con el
folio durante 30 días. Conservamos una marca derivada del teléfono,
sin guardar el número en esa marca, para evitar que futuras
notificaciones vuelvan a crear datos de la cuenta eliminada. Esta
protección se restablece si decides crear una nueva cuenta. Los
reportes de fallas y los registros del condominio conservan los
plazos explicados en este aviso.
09 Medidas de seguridad
-
Cifrado de la información en tránsito (TLS) y en reposo, con
llaves administradas y auditadas.
-
Control de acceso por roles y permisos: cada usuario ve
únicamente la información que su función requiere.
-
Registro de auditoría de las acciones sensibles realizadas en la
plataforma.
-
Patrones faciales sellados criptográficamente para el equipo
local del condominio; la fotografía de enrolamiento se cifra y su
acceso queda restringido.
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